上班族一定都做過簡報，包括工作執行進度、專案報告等等，也可能遇到報告時被主管炮轟、羞辱的經驗。曾任台積電營運效率部門主管、內部講師的彭建文分享，自己做簡報一定會注意的5大禁忌，讓自己成功避免「踩雷」。
上班族一定都做過簡報，每天可能都有一堆事要和主管報告，可能是工作執行進度、專案報告、企劃提案等，相信大家都有輪番上台被炮轟、被羞辱的經驗，一上台到處都是地雷。
科技業內部的簡報多是偏向解決問題，這是訓練員工邏輯、思考及批判思維的最佳時機。一站上台，人人都可以發聲挑戰簡報內容，這個挑戰不是要打倒任何人，故意讓人難堪，而是反映實事求是的精神，也代表簡報者對一言一行負責的態度。無論任何職場、任何簡報，我們都必須有這樣的認知。
簡報辭不達意、避重就輕，話說得太滿或虛實拿捏不當，如果這種事常發生，工作能力不免會遭質疑，更嚴重的是，對外簡報時影響公司形象，讓客戶認為這間公司「言過其實」。
簡報不外乎表達順暢、進退有據，如實掌握數據呈現，邏輯推演切合主題，在時間有限的情況下力求說重點，同時歸納結論或重要發現。坊間有很多提升簡報力的工具書，建議大家可以參考練習，揣摩成功經驗，我相信人人都可以是簡報達人。
簡報要特別注意五大禁忌，也請各位看看我如何避免「踩雷」。
1. 動畫太多，太過華麗
做人最忌華而不實，簡報也是，不要花太多時間「美化」簡報，反而忘記簡報最重要的目的——解決問題。
有一次我輔導的企業，有一組專案同仁向我報告專案內容，打開第一頁立刻跳出一堆動畫，還有配音。當時我就馬上變臉了，「我是來看你們報告專案的內容，不是看這些花拳繡腿，請直接進入重點。」
簡報不是設計比賽，選擇適合投影機顯示、容易閱讀的字型和版面，大致就可以了。字體和顏色不要超過三種以上，版面務求簡練，移除不必要的雜訊才能凸顯重點，簡單反而更有力量。
2. 前面兩頁，聽不到重點
研究顯示，「當人在傾聽時，注意力只能持續五分鐘」，之後就會漸漸走神。所以在有限的時間內簡報，一定要把握黃金時間講重點。
我們一定都遇過主管滔滔不絕講了一堆廢話，完全聽不出重點，我們通常會乾脆閉上耳朵，放棄聆聽。簡報也是如此，一旦聽眾感到不耐煩，其實就等於白講。
所以我建議大家把簡報的重點擺在越前面越好，越早破題，事情反而越明朗，不會讓人有霧裡看花的錯覺。
在我輔導的企業中，曾遇過客戶吵著要求產品降價的問題，當責主管因此要求同仁整理一份分析報告。當時簡報第一頁直接就表明結論：「不降價。」主管看到結論，面帶微笑地說：「很好，跟我想的一樣。」接著第二頁才依結論提出不降價的理由。主管花了三分鐘聽完，心情非常好。
3. 邏輯架構與思維脈落，看不出來
幾乎所有的問題都有因果關係，因此解題的步驟、邏輯、依據等，都要在簡報上清楚呈現。
記得有一陣子，我們公司的伺服器常有問題，由於經常發生這個問題，導致資料沒辦法呈現在報表上。我們很想知道，為什麼伺服器會常出問題，我就要求負責伺服器的同仁以簡報解釋這個問題。
同仁在報告時，邏輯並不是很清楚，整個簡報，甚至看不出解決問題的主要步驟。
記住，提不出讓人信服的解決方案，整場簡報等於沒有意義，不能把問題「重新包裝」再丟給別人。
在解決問題的簡報中，最好的呈現方式是「放主標」。這能幫助我們在看報告時，清楚看到解決問題的思維。主標應包含：問題描述、現況分析、暫時對策、原因分析、對策思考、效果確認、如何防範再度發生，以及類似產品是否有同樣問題。只要有工作項目，一定要有負責人跟完成時間，這些在簡報中都應如實呈現。
4. 只有圖表、不見結論
每一頁簡報都要有小結，單頁的簡報，結論要放在第一行，而且結論要有依據。很多人在簡報時，或多或少都會放一些圖表，最常見的圖表就是趨勢圖、直條圖或圓餅圖。但若簡報上只有圖表，不見結論，等於是在考驗聽眾看圖說故事的能力。
這時候不免會惹來質疑：「請問你秀這一個趨勢圖，想呈現的結論是什麼？」你的主管也可能會問：「不要用一張圖讓我猜結論，可不可以直接講你的結論？」換句話說，我們要聚焦於每一頁簡報的內容，圖表的分析是過程，圖表分析完的結論才是重點而分析過程的邏輯是否合理，是否有依據支持，這都是製作簡報時必須注意的要點。
5. 簡報的文字或資料，自己完全沒弄懂
簡報呈現的文字與資料正確性，一定要百分之百清楚，才會知道自己在講什麼，更不會一問三不知。
曾有一位朋友跟我說他的故事：先前有一家大客戶的產品交期延遲了半天，主管要他寫報告向高階主管簡報，解釋這家客戶的產品為什麼延遲。
在會議上，好幾位主管提了很多問題，對簡報中的一些數字提出質疑。其實當時的他，並不清楚這些數字如何得來，他都是直接從公司系統抓下來，沒有質疑這些數字就直接做成報告，也沒有從報告的結論反推，思考這些數字的意義。主管們問的都是一些很基本的邏輯，而他居然答不出來。所以那一天會議，我的朋友就掛在上面了，這個打擊也讓他反省，給了他很大的成長機會。
本文摘自《思維的良率》／彭建文／本文由商業周刊授權提供
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（封面示意圖／Pexels）
